Hoera, een project!

Hoera, een project!

“Zo. We hebben eindelijk een besluit genomen: er moet een nieuw zaaksysteem komen. Dit kan namelijk zo niet langer. De organisatie heeft teveel last van de gebreken van het oude systeem. We hebben nog een potje van 40.000 euro gevonden, mooi hé? Pak jij dit op, IT-manager? Het zou fijn zijn als het voor het einde van het jaar af is.”

Hoera, een project!

Toch?

Zeker. Behalve dat er nog wat uitdagingen op ons liggen te wachten.

Er is een soort deadline, ingegeven door praktische overwegingen.

Er is een budget, maar waarvoor is niet helder, en ook niet waar dit op is gebaseerd.

Daar moet eerst wat duidelijkheid over komen. Bij ieder startend project heb je een heldere vraag en doelstelling nodig. En daarnaast iemand die de verantwoordelijkheid op zich neemt om van het project een succes te maken.

Een nieuw zaaksysteem aanschaffen is een oplossing voor een probleem wat nog niet onderkend is. In ieder geval is “gebreken van het oude systeem” niet concreet genoeg om te weten of een nieuw zaaksysteem de problemen wel gaat oplossen.

Hapert de IT-ondersteuning, dan heeft de organisatie daar last van. Mislukt het project? Idem. Toch verwacht het bedrijf dat IT de verantwoordelijkheid op zich neemt.

Vreemd.

De mensen die moeten werken met het zaaksysteem zijn onmisbaar om goede eisen te stellen en de oplossing te beoordelen. Zonder hen kan het niet. Natuurlijk, het is een IT-project. Dus goed dat IT wordt betrokken! Een succesvol project is echter nooit de eenzijdige verantwoordelijkheid van IT.

Toch ga jij dit project oppakken, en succesvol ook.

Maar hoe?

Begin bij het begin.

Zorg dat je je eigenaarschap duidelijk belegt. Dat betekent dat de juiste mensen zich verantwoordelijk voelen voor een succesvolle implementatie. Jij voert het project uit, maar de persoon met het meeste belang bij een succesvolle implementatie wordt jouw opdrachtgever. Concreet betekent dit: hij wordt de voorzitter van de stuurgroep.

Zorg dat je je prioriteiten helder hebt. Er is budget, er is een deadline afgegeven en ook de oplossing (kwaliteit) is al gegeven. In een volmaakte wereld is er een leverancier die een zaaksysteem kan inrichten voor 40.000 euro en precies voor de zomer klaar is. In de realiteit heb je waarschijnlijk meer tijd nodig, is de beste oplossing de aanschaf van een nieuwe module en kost deze het dubbele. En dan hebben we het nog niet over de inrichting gehad.

In deze fase is scoping cruciaal. En dat geldt ook voor verwachtingsmanagement. Haal boven tafel wat voorrang heeft: tijd, geld of kwaliteit? En welke belangrijke eindgebruikers kunnen hier tijd insteken, en hoeveel? Bepaal met die gegevens je realistische budget en timeline.

Zo.

Nu ben je al een stuk wijzer. Je hebt genoeg informatie om te bepalen wat voor soort project je wilt starten en hoe je dit gaat doen. Nu nog een klap erop van de stuurgroep.

www.knipoogict.nl

Tweet about this on TwitterShare on LinkedInShare on FacebookEmail this to someoneShare on Google+

Gerdy Heek

alles bekijken
Leave a comment

Wees beleefd. Dat stellen wij zeer op prijs.

By Daniele Zedda • 18 February

← PREV POST

By Daniele Zedda • 18 February

NEXT POST → 34
Share on