Assumption is the mother of…

Assumption is the mother of…

Aanname 1: selectietraject

“We hebben besloten met vier ROC’s aan te besteden. Zo kunnen we extra goed een vuist maken naar de leveranciers toe!”

Ik wachtte op mijn afspraak. Naast me lag een tafeltje met leesvoer. Eén van de blaadjes was een vakblad voor inkopers. Bovenstaande zin stond in een artikel over een succesvol aanbestedingstraject dat onlangs was afgerond. Blijkbaar was er een leverancier die met de ROC’s in zee wilde. Een vuist maken naar de leveranciers. Als dit je drijfveer is om samen op te trekken, welke overtuiging, welke aannames heb jij dan over je te selecteren leverancier?

‘Leveranciers willen zoveel mogelijk geld aan ons verdienen,’ of ‘Leveranciers zullen altijd proberen ons een oor aan te naaien’. ‘In ons eentje kunnen we de leverancier niet aan.’ Stel je voor hoe een project gaat dat op deze manier start. Het financiële gedeelte wordt heel strak dichtgetimmerd. Op zijn beurt dekt de leverancier zich aan alle kanten in, met afspraken en randvoorwaarden.

Aannames zorgen voor de dodelijkste mislukkingen. Oftewel: assumption is the mother of all fuck-ups.

Een IT-project blijft een IT-project. Zodra er enige configuratie, aanpassing of maatwerk bij komt kijken gaat er gedurende het traject ergens iets veranderen. In de kwaliteit, de scope, de tijd of het geld.

Stel dat er iets verandert. De leverancier komt bij de stuurgroep van deze 4 ROC’s aan tafel. Voortschrijdend inzicht in de projectgroep heeft de vraag opgeroepen of er iets kan wijzigen aan de configuratie. De organisatie gaat er op vooruit, maar het kost wel een dag of twee extra werk. Extra werk waarvoor extra moet worden betaald, want de begroting was zo strak opgesteld dat er geen ruimte is voor onverwachte zaken.

Wat gebeurt er met de stuurgroep? Wat denken ze nu? ‘Zie je wel! We hebben het aan zien komen. Die leveranciers ook. Het zijn allemaal boeven.’

Die aannames die ze in het begin van het project deden, hebben ervoor gezorgd dat een constructieve samenwerking eigenlijk niet mogelijk is. Samenwerken doe je namelijk op basis van vertrouwen. En dat is er niet als je denkt dat de andere partij alleen maar geld aan je wil verdienen.

Aanname 2: in een project

Nog een voorbeeld. Ik maakte in het begin van mijn carrière nog wel eens de aanname dat ik aan hetzelfde project werkte als mijn klant. Dat deed ik ook wel, de naam van het project waar we aan werkten was voor beiden hetzelfde. Maar het doel dat mijn klant voor ogen had was soms een heel andere dan het mijne. Ik was opgeleid vanuit specifieke gedachten over digitaal werken. Wat was voor mij belangrijk: een goed archief, alle informatie inzichtelijk. Het doel van de klant? Gewoon. Zijn werk sneller doen dan tot nu toe het geval was. En als een digitaal systeem daarbij kon helpen, prima. Maar alsjeblieft, vermoei me niet met het vastleggen van metadata…

Probeer met zo’n aanname maar eens een projectresultaat op te leveren waar iedereen blij van wordt. Stel je voor dat je een project moet doen dat zes afdelingen raakt. Misschien hebben ze wel alle zes een ander doel, dat ook nog eens van het jouwe verschilt.

Komt een van deze je bekend voor?

  • De aanname doen dat als je een kick-off hebt gedaan iedereen op één lijn zit is een aanname in dezelfde lijn.
  • Denken dat iemand een taak wel oppakt zonder dat dit is afgesproken en vastgelegd;
  • Denken dat je weet wat iemand belangrijk vindt;
  • Geloven dat een programmeur altijd een realistische planning afgeeft;
  • Denken dat eindgebruikers zitten te wachten op dit project;
  • Denken dat projectmanagement niet nodig is bij dit project, omdat het maar zo klein is;
  • Denken dat dit project zo duidelijk is beschreven dat we dit binnen tijd en budget op kunnen leveren in de bijbehorende kwaliteit, zonder wijzigingen;
  • Denken dat als je precies weet wat je wilt, je krijgt wat je nodig hebt.

Hoe ga je goed om met aannames?

Het is niet erg om zo te denken. Alleen… als je een aanname niet checkt, ga je naar die aanname handelen. En dat zorgt er maar al te vaak voor dat er niet gebeurt wat jij wilt. Sterker nog. Een aanname kan zorgen voor het tegenovergestelde, kijk maar naar het eerste voorbeeld. Door de angst dat je leverancier je het vel over de neus trekt, bouw je allerlei zekerheden. Helaas zorgen die er juist voor dat de leverancier zich indekt en voor iedere veranderde punt en komma een factuur voor meerwerk stuurt.

Check je aannames. Spreek ze uit. Zorg dat je helder hebt wat je van elkaar verwacht en wat er van het project wordt verwacht.

Aannames heb je soms nodig om een succesvol project te doen. Je voorspelt hiermee de toekomst en soms kun je daar niet onderuit. Maar realiseer je dan dat een aanname iets is wat simpelweg nog niet gecheckt kan worden. Een aanname is geen feit! Zorg dat alle betrokkenen dit weten en de risico’s ervan kennen.

“Maar ik dacht dat….” wil je niet horen als projectleider. Of als opdrachtgever.

 

Tweet about this on TwitterShare on LinkedInShare on FacebookEmail this to someoneShare on Google+

Gerdy Heek

alles bekijken
Leave a comment

Wees beleefd. Dat stellen wij zeer op prijs.

By Daniele Zedda • 18 February

← PREV POST

By Daniele Zedda • 18 February

NEXT POST → 34
Share on