Het einde van analoge besluitvorming komt eraan

Het einde van analoge besluitvorming komt eraan

We zijn met elkaar hard op weg om de wereld om ons heen slimmer te maken door middel van software, dat mag geen verrassing meer zijn. Dat we hierbij ook traditionele werkwijzen radicaal transformeren, begint ook langzamerhand door te dringen. Maar we moeten ons ook beseffen dat we er nog niet zijn met de digitalisering van onze werkprocessen. Er is op dat gebied nog heel veel werk te verzetten.

Hoe analoog veel van onze werkprocessen nog zijn, besefte ik me goed na een avond de handen uit de mouwen te steken op de basisschool van mijn kinderen. Ik merkte het bij het afstoffen van pc’s uit het jaar kruik, het afvoeren van stapels papier en bij het herordenen van de bibliotheek. Ergens verbaast me het ook niet. Creativiteit heeft in sommige gevallen nog gewoon papier nodig en de budgetten in het onderwijs zijn dermate beperkt dat investeringen in nieuwe technieken vaak niet mogelijk zijn.

Analoog excuus

De echte schok over de achterstallige automatisering van de basisschool kwam pas na afloop van de schoonmaakavond. Bij thuiskomst trof ik een handgeschreven briefje op de voorruit van mijn auto met de mededeling dat mijn auto was beschadigd tijdens het inparkeren. Dit ‘analoge’ excuus kon ik uiteraard waarderen, want hoe vaak rijden automobilisten niet door na iets dergelijks? Ik belde daarna direct het nummer dat was vermeld, en sprak met een vriendelijke heer aan de andere kant van de lijn af om het schadeformulier in te vullen. En daarmee werd voor de laatste keer deze avond duidelijk dat we nog niet klaar zijn met het digitaliseren van de wereld. Met een paar krampachtige hanenpoten vulde hij het schadeformulier in, en ik kreeg de doorslag door een envelop mee te geven aan de post, die het formulier bij de verzekering zou afleveren.

Gelukkig belooft ook het verbond van verzekeraars beterschap. Er is een app in ontwikkeling waarmee digitaal schade kan worden gemeld, foto’s van de schade direct kunnen worden toegevoegd en locatie van het ongeval direct bekend is bij de verzekeraar. Ik hoop natuurlijk de app zo min mogelijk te hoeven gebruiken. Maar voor het geval er toch iets gebeurt, dan is er binnenkort in ieder geval een goed digitaal alternatief.

Doorgaande digitalisering

Decos is weliswaar een behoorlijk moderne organisatie, maar ook wij zijn nog lang niet klaar met digitaliseren. Dagelijks werken wij namelijk aan het realiseren van de digitale ambities van onze klanten. Met ons zaaksysteem maken wij het mogelijk om elk proces binnen een organisatie te digitaliseren en aan te sluiten op een keten van informatiesystemen, zoals bijvoorbeeld een digitaal loket en backofficetoepassingen. In de zomer van 2016 gaan wij belangrijke stappen zetten om het traditionele analoge proces van besluitvorming te digitaliseren. Bij besluitvorming zie ik nog steeds bestuurders voor me die met grote pakken papier een vergaderzaal binnen komen lopen. Al dit papier wordt vervolgens uitgestald over een indrukwekkend grote tafel, waarna de stapel wordt ontleed op zoek naar dat ene rapport dat ter onderbouwing van dat belangrijke advies dient. De stapels papier geven al aan hoe ontzettend inefficiënt dit proces is.

Gelukkig kan dat tegenwoordig ook anders. Met de module JOIN Besluitvorming, die zijn oorsprong vindt in onze centrale beheeroplossing JOIN Zaaktypen, wordt het besluitvormingsproces volledig gedigitaliseerd binnen het zaakgericht werken. Bij de besluitvorming ervaart men daarmee ook direct de voordelen van een procesgerichte aanpak. Alle informatie die nodig is ter onderbouwing van het voorstel is aanwezig, waardoor managers en bestuurders eenvoudig hun goedkeuring kunnen verlenen en een besluit kunnen nemen. In combinatie met onze vergaderoplossingen JOIN Agenderen en Minute ontstaat zo een sluitende keten van informatie-uitwisseling besluitvorming. Dit proces wordt vaak aangeduid als de moeder aller processen. Want zonder besluitvorming is er geen beleid, en zonder beleid is er geen bestaansrecht. Kortom: de tijd is nu echt aangebroken om het besluitvormingsproces verder te digitaliseren!

Tweet about this on TwitterShare on LinkedInShare on FacebookEmail this to someoneShare on Google+
David Bronsveld

David Bronsveld

alles bekijken
Leave a comment

Wees beleefd. Dat stellen wij zeer op prijs.

By Daniele Zedda • 18 February

← PREV POST

By Daniele Zedda • 18 February

NEXT POST → 34
Share on