Bestuurlijke besluitvorming bij West Maas en Waal is 100% digitaal

Bestuurlijke besluitvorming bij West Maas en Waal is 100% digitaal

“Ons doel is bereikt,” aldus een tevreden Tom Hillegers. “De procesgang van het besluitvormingsproces is nu 100% digitaal!” Als coach zaakgericht werken en procesarchitect werkte Tom de afgelopen tijd in het Gelderse West Maas en Waal. Hij was daar verantwoordelijk voor de optimalisatie van het proces bestuurlijke besluitvorming.

De laatste tijd word ik sterk aangetrokken door het proces bestuurlijke besluitvorming. Nieuwe technieken zoals het papierloos vergaderen bieden de mogelijkheid om op dit terrein veel efficiënter te werken. Toch is het nog een hele uitdaging om een organisatie mee te nemen in deze ontwikkeling. Mijn project bij de gemeente West Maas en Waal is daar een goed voorbeeld van.

In december 2015 startte ik bij deze gemeente als dagelijkse projectleider ‘implementatie zaakgericht werken’. Naast de invoering van een zaaksysteem lag daar nog een opdracht voor mij: het bestuur wilde papierloos gaan vergaderen. Het is milieuvriendelijker en stelt je in staat om je aantekeningen veel sneller met je collega’s te delen. Kortom, op de vergadertafel van burgemeester Thomas Steenkamp waren op dinsdagochtend alleen nog maar tablets of notebooks toegestaan. En aan mij de taak om dit voor elkaar te krijgen.

De oplossing lag mijns inziens voor de hand: kiezen voor ‘Bestuurlijke Besluitvorming’, een modulaire uitbreiding van het zaaksysteem dat zij gebruiken (JOIN Zaak & Document). Deze module was op dat moment nog in ontwikkeling bij Decos, het moederbedrijf van JOIN. Ik heb contact gezocht met David Bronsveld, productowner JOIN Zaak & Document, om me uitvoerig te laten informeren. In een demoversie heeft hij mij laten zien dat deze module naadloos aansluit op de andere onderdelen van JOIN. Daardoor werd de implementatie van papierloos werken voor de gemeente West Maas en Waal een stuk gemakkelijker.

Wat is de optimalisatie dan?

De besluitvorming kan starten vanuit een integraal onderdeel van de zaak in JOIN. Dit is een volledig geïntegreerde oplossing waarbij een gemeente op efficiënte wijze en zonder complexe workflow- en sjabloonconfiguratie het besluitvormingsproces zelf kan vormgeven. Ook kan zij snel en eenvoudig informatie toevoegen aan een voorstel (uit bijvoorbeeld hoofd- en deelzaken) en integraal advies vragen (en krijgen) van collega’s of teams in de organisatie.

Nadat een voorstel is opgesteld en de adviezen zijn verzameld, start de accorderingsfase. Dit houdt in dat de gehele organisatie (zoals teamleider, afdelingsmanager, concerncontroller) gevraagd wordt om het voorstel te accorderen. Als het besluit deze stappen heeft doorlopen, wordt het doorgestuurd naar het bestuur met de vraag om het besluit goed te keuren. Nadat het besluit in de vergadering aan het voorstel is toegevoegd, kan de besluitenlijst direct na de vergadering worden opgemaakt. En dit alles in PDF-bestanden die direct in de zaak worden opgeslagen.

Dan de praktijk

Ik noem mezelf vaak een  ‘creatieve onruststoker’, en voor het overbrengen van deze nieuwe procedure aan de opstellers van de collegevoorstellen was dit weer van toepassing. De medewerkers van de gemeente West Maas en Waal waren net een beetje gewend om met een zaaksysteem te werken toen deze nieuwe implementatie om de hoek kwam kijken. Om alle medewerkers te betrekken in dit vernieuwende proces, is ‘verbinden’ in mijn implementatietaak heel belangrijk. Daarom heb ik workshops georganiseerd om de nieuwe procedure over te brengen en de eerste feedback te ontvangen van de opstellers. Deze workshops zijn vlak voor de live gang gehouden. Daarmee bleef de informatie nog vers in het geheugen van alle medewerkers.

Overbrengen naar organisatie

De wens van gemeentesecretaris Perry Arissen was om het papier te reduceren. Geen analoge collegevoorstellen meer maar alles volledig digitaal: van opsteller tot besluitnemer. Ook de uitleg van het nieuwe proces deden we in digitale vorm met een whiteboard animatie. Daarmee konden we een voorbeeldsituatie tonen van de procesgang van digitale besluitvorming. Het kostte veel inspanning om een goed script in elkaar te draaien, dat zowel aan een opsteller als een besluitnemer en een doorsnee burger het bestuurlijke besluitvormingsproces uitlegde. Of we erin geslaagd zijn het duidelijk te maken, kun je zelf beoordelen:

Allemaal koek-en-ei nu? Een oplossing die net vers van de ontwikkeltafel af komt rollen, is natuurlijk nooit helemaal perfect en voldoet nooit aan alle wensen van de gebruikers. Dit geeft ook niet, we wisten van tevoren dat het om een nieuw product ging en zoals met alles moeten eerst de kinderziektes bestreden worden. Tenslotte gaat ook iedere gemeente nét even iets anders om met de uitvoering van het besluitvormingsproces. De eerste functionele wensen heb ik namens de gemeente al de dag na de live gang besproken met David. Die staat altijd open voor positieve kritiek en neemt onze functionele ontwikkelwensen heel serieus.

Ontsluiting naar Minute

Via de module ‘Bestuurlijke Besluitvorming’ zijn de collegevoorstellen, inclusief alle bijbehorende bijlagen, nu aan de zaken gekoppeld. Om deze ook digitaal te ontsluiten heeft West Maas en Waal Minute aangeschaft, een vergaderapp van Decos. De integratie tussen JOIN en Minute was tijdens de aanschaf nog niet gereed, maar de laatste software incidenten zijn tijdens de testperiode weggewerkt en ruim voor de live gang werkte dit nieuwe koppelvlak zoals ons was beloofd.

Tijdens de collegevergadering op dinsdagochtend wordt er voortaan vergaderd op basis van ‘bring your own device’ en zijn de analoge collegestukken verbannen. Overigens blijft het niet bij de vergadertafel van de burgemeester, voor iedere medewerker van de gemeente is een premium licentie Minute aangeschaft om deze volledig webbased vergaderapplicatie optimaal te benutten.

Kortom, iedere ambtenaar kan nu tijd, plaats- en apparaat onafhankelijk beschikken over betekenisvolle informatie voor de uitvoering van zijn taak. Extra informatie als bijlagen voor een collegevoorstel wordt niet meer analoog aangeboden maar is toekomstbestendig en duurzaam toegankelijk gemaakt en wordt geborgd voor zo lang als nodig.

Ons doel is bereikt, de procesgang van het besluitvormingsproces is 100% digitaal geworden!

Tom aan het werk met de vormgever voor de whiteboard animatie. 
Tweet about this on TwitterShare on LinkedInShare on FacebookEmail this to someoneShare on Google+

Tom Hillegers

alles bekijken
Leave a comment
Welkom in de toekomst – Tom Hillegers • 7 maanden ago

[…] de innovatie site Welkom in de toekomst is een nieuw bericht gepost. In de categorie ‘smart work’ kun informatie vinden van […]

reply

Wees beleefd. Dat stellen wij zeer op prijs.

By Daniele Zedda • 18 February

← PREV POST

By Daniele Zedda • 18 February

NEXT POST → 34
Share on