Daydreaming in Den Haag: de papierloze formatie

Daydreaming in Den Haag: de papierloze formatie

In de statige Stadhouderskamer ploetert GroenLinksleider Jesse Klaver driftig door de stapel papier voor hem op tafel. ‘Waar had ik ‘m nou, mijn voorstel voor de ouderenzorg’, mompelt hij. De ene map wordt weggeschoven en de andere erbij gepakt.

Mark Rutte, Sybrand Buma en Alexander Pechtold staren voor zich uit. Formateur Edith Schippers werpt verveeld een blik op haar horloge.
‘Ah, hier is-tie’, roept Klaver tenslotte. Maar zodra hij eruit begint te citeren, wordt hij onderbroken door overbuurman Pechtold. ‘Is dat de laatste versie? Ik heb een andere voor me.’
‘En zouden we ouderenzorg niet pas vrijdag bespreken?’ informeert Buma. ‘Vrijdag vergaderen we niet, dan heeft Jesse papadag’, antwoordt Schippers. ‘Maandag noteren?’ vraagt Rutte. ‘Of deden we dan Defensie?’

Ruttes elastiekjes

Nee – als de politiek zou vergaderen als doorgaans in het bedrijfsleven gebeurt, kan het nog wel even duren tot Nederland een nieuw kabinet heeft. Wat er allemaal precies plaatsvindt achter de gesloten deuren van de formatie weten we niet, maar de foto’s deden ons bij Decos het ergste vermoeden.
Alle onderhandelaars arriveren op het Binnenhof met paperassen onder de arm. Rutte bindt er zelfs elastiekjes omheen om de boel bij elkaar te houden. Papierloos werken is nog lang niet doorgedrongen tot de vergaderzalen op het Binnenhof. Eenmaal binnen vergaderen de papiervreters urenlang om na afloop mee te delen dat er veel is besproken, maar weinig knopen zijn doorgehakt.

Onproductief

Het lijkt de gemiddelde boardroom wel. Vergaderingen in het bedrijfsleven verlopen opvallend inefficiënt. Iedereen komt aanzetten met zijn eigen documenten en aantekeningen. Uit onderzoek blijkt dat ruim 60 procent van de vergaderingen zonder agenda begint en dat een op de drie deelnemers niet in bezit is van de nieuwste documenten. Naar schatting gaat er jaarlijks wereldwijd 37 miljard dollar verloren aan onproductieve vergaderingen – om nog maar te zwijgen van de bossen vanwege het exorbitante papiergebruik.
Terug op het Binnenhof. ‘Formatie geklapt!?’ twittert een hijgerige journalist als rond het middaguur Jesse Klaver onverwachts naar buiten komt gelopen. Zijn woorden voor de draaiende camera’s doen het ergste vermoeden. ‘Het kon zo niet langer’, spreekt de leider van GroenLinks.
‘Gelukkig hebben we iets gevonden waardoor we veel efficiënter en sneller tot elkaar kunnen komen,’ zegt hij, terwijl hij op zijn smartphone tikt. ‘Meer wil ik er nu niet over kwijt.’ De journalisten in het persvak kijken elkaar vragend aan.

Duurzaam

De volgende morgen verschijnen de heren onderhandelaars gewoon weer op het Binnenhof. Binnen is de sfeer opperbest. De agenda hoeft niet vastgesteld te worden, dat was vooraf al via de nieuwe app gebeurd. De stapels papier zijn verdwenen, want de documenten zijn via diezelfde app gedeeld. Iedereen heeft de laatste versies, nu de aanpassingen van Klaver realtime worden verwerkt – zichtbaar voor iedereen. En zodra de vergadering voorbij is, hoeft niemand nog te wachten op de notulen, want die zijn live bijgehouden.
Buma, Rutte, Pechtold en Klaver kijken elkaar tevreden aan: eenvoudig, snel en papierloos, dankzij de Minute-app van Decos. Dát is nog eens vergaderen.

Zijn we nu een beetje aan het dagdromen hier bij Decos? Ach, daar is de wereld nooit slechter van geworden. Voor een nieuwe regeringsploeg kan onze app niet zorgen. Maar een kabinet dat het goede voorbeeld geeft in efficiëntie en duurzaamheid mag ook best in de krant.

Vergader ook papierloos

Ook papierloos vergaderen? Download Minute en u kunt direct aan de slag. Efficiënt, duurzaam en gebruiksvriendelijk. Kijk nu op www.getminute.com of bel Decos: 088 332 6700.

Tweet about this on TwitterShare on LinkedInShare on FacebookEmail this to someoneShare on Google+
Martijn Aurik

Martijn Aurik

alles bekijken
Leave a comment

Wees beleefd. Dat stellen wij zeer op prijs.

By Daniele Zedda • 18 February

← PREV POST

By Daniele Zedda • 18 February

NEXT POST → 34
Share on